Акт передачи дел начальником отдела кадров

Содержание
  1. Кто может подписывать акт приема передачи дел с начальником отдела кадров
  2. Увольнение главного бухгалтера
  3. Учимся принимать дела и документы
  4. Передача дел в кадровой службе
  5. Акт приема передачи при смене директора образец
  6. Как заполняется акт приема-передачи трудовых книжек
  7. Как передать кадровые документы новому кадровику
  8. Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа
  9. Акт передачи дел начальником отдела кадров
  10. Акт передачи дел начальником отдела кадров
  11. Бланки: акт приема-передачи дел начальником отдела кадров
  12. Кадровая служба с нуля
  13. Прием-передача дел в кадровой службе
  14. Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах
  15. Создаем комиссию
  16. Проверка документации
  17. Акт передачи дел при увольнении кадровика образец
  18. Как правильно составить акт приема передачи дел при увольнении: образец
  19. Акт приема-передачи кадровых документов
  20. Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя
  21. Рекомендации по приему-передаче кадровых документов
  22. Акт приема-передачи кадровых документов — образец
  23. Как передать дела при увольнении
  24. Прием передача дел и кадровых документов по правилам
  25. Приём передача кадровой документации
  26. Создаём комиссию
  27. Начинаем проверку документов
  28. Акт приёма передачи кадровой документации
  29. Акт приёма передачи трудовых книжек
  30. Если документы передать некому
  31. Заключение
  32. Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика
  33. Нужен ли передаточный документ?
  34. Оформление для передачи трудовых книжек
  35. Пример
  36. Выводы

Кто может подписывать акт приема передачи дел с начальником отдела кадров

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Комиссия будет рассматривать заключения аудиторов, объяснительные к акту. Составленный бланк акт приема-передачи дел должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем и лицами, между которыми происходит передача. Скачать образец акта приема-передачи дел.

Образец акта приема-передачи дел Шаблон акта приема–передачи дел при смене главного бухгалтера Акт приема-передачи дел в двух экземплярах составляется. один из которых в отдел кадров отправляется, второй в дело подшивается. Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах, один из которых отправляется в отдел кадров, второй подшивается в дело.

III.

Увольнение главного бухгалтера

В тексте приказа обязательно нужно указать:

  1. состав комиссии, осуществляющей проверку;
  2. сроки проверки и передачи дел;
  3. личные данные принимающего лица;
  4. подписи сторон, печать организации.
  5. основание передачи (статью увольнения);

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

  1. обязательства перед контрагентами.
  2. учет финансов, кассы;
  3. госплатежи;
  4. итог инвентаризации;

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

  1. архивные документы со сроком до 5 лет;
  2. балансовые и кассовые отчеты;
  3. банковские бумаги;
  4. ключ от сейфа, печать.
  5. документы структурных подразделений;

Учимся принимать дела и документы

Миронова Заместитель начальника канцелярии В какой момент следует передавать дела и документы? Чем регламентируется прием-передача дел?

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

Передача дел в кадровой службе

; — график отпусков (ст.

123 ТК РФ); — положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ); — документация по охране труда (ст.

16, 56-59, 67 ТК РФ); — трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек); — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (Правила ведения и хранения трудовых книжек, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»)

Акт приема передачи при смене директора образец

Козельск, Калужская область «25 » октября 2019года В связи с принятием учредителем ООО «Пегас» «25» сентября 2019 года решения об увольнении с должности директора предприятия Мальцева И.

А. и назначении на должность директора предприятия Волкова И.Р., Председатель комиссии: старший инспектор отдела кадров Беляева И.П.

Члены комиссии: главный бухгалтер Шевелева И.А.

увольняемого директора предприятия Мальцева И.А., вновь назначенного директора предприятия Волкова И.Р.

составила настоящий Акт о том, что Мальцев И. А. передал, а Волков И.Р. принял документацию, находящуюся у директора.

При приеме – передаче дел установлено: Мальцева И.

Как заполняется акт приема-передачи трудовых книжек

С примером можно ознакомиться и скачать здесь.

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает.

Как передать кадровые документы новому кадровику

Оформляется документ так:

  1. прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  2. вставляется гриф утверждения директора;
  3. пишется – кто кому передаёт документы;
  4. проставляются визы всех членов комиссии.
  5. заполняется таблица;

Примерный акт передачи дел можете скачать тут . В таблицу можно занести столбцы:

  1. данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
  2. период времени документов;
  3. количество листов;
  4. номер подпункта;
  5. название документа (или дела);
[wpsm_titlebox title=»внимание!» style=»3″] Важно: в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором. [/wpsm_titlebox] Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения.

В приказе необходимо указать:

  1. причину и сроки выполнения приема-передачи;
  2. состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  3. срок, в течение которого акт вступит в силу.
  4. лицо, ответственное за процедуру;

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным. Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Акт передачи дел начальником отдела кадров

86 ТК РФ Не указан.

Можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) Положение об оплате труда Ст.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  1. положение о конкретном структурном подразделении и др.
  2. положение о персонале;
  3. в инструкцию по делопроизводству:
  4. правила внутреннего трудового распорядка;
  1. сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.
  2. организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов.

Источник: http://credit-helper.ru/kto-mozhet-podpisyvat-akt-priema-peredachi-del-s-nachalnikom-otdela-kadrov-25741/

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу.

По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется.

Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:

  • прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  • прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно.

Бланки: акт приема-передачи дел начальником отдела кадров

Важно

Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. В заключение Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов.

Данная процедура позволит новому сотруднику отдела кадров оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Отметим, что если новичок отказывается подписывать акт приема-передачи (например, видя, что кадровое делопроизводство в запущенном состоянии), необходимо ему разъяснить, что это в его интересах.
Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент.

Кадровая служба с нуля

Читайте по теме в электронном журнале Номенклатура дел кадровой службы После того как комиссия составит список документов, обязательных для отдела кадров именно данной организации, проводят их сверку. Выясняют, какие из обязательных документов есть, а каких нет.

В этом поможет номенклатура дел кадровой службы в организации, то есть составленный по установленной форме перечень наименований дел, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота. В дела объединяют однотипные документы, которые используют в компании.

В кадровой службе это:

  • трудовые договоры;
  • приказы по личному составу;
  • учетные документы;
  • личные карточки;
  • трудовые книжки;
  • документы по награждению работников;
  • обращения сотрудников и так далее.

В номенклатуре дел кадровой службы в организации обязательно указывают сроки хранения дел.

Прием-передача дел в кадровой службе

Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы? Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней.

Передача дел в кадровой службе – Все о кадрах

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена.

Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

О том, как провести такую процедуру, когда, нужно ли создавать комиссию и как оформить передачу кадровых документов, расскажем в статье.

Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию.

Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика.

Но на практике такое вряд ли возможно — новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.

Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов:

— создание комиссии;

— проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;

— составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна. Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Цели проверки документации при передаче дел — это выявление существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиск возможностей для ее оптимизации путем анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

То есть на данном этапе производится комплексная оценка системы кадрового документооборота, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации.

Кроме этого, осуществляется проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы.

Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

1. Составляем перечень документов кадровой службы. Единого перечня не существует, в каждом конкретном учреждении он будет своим. Тем не менее, некоторые документы должны быть у каждого работодателя:

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение о защите персональных данных работников — документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ);

— личные карточки по формам Т-2, Т-2ГС (МС) (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»);

— табели учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек);

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/peredacha-del-v-kadrovoj-sluzhbe/

Акт передачи дел при увольнении кадровика образец

Акт передачи дел начальником отдела кадров

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Как правильно составить акт приема передачи дел при увольнении: образец

  1. прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр.

    важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);

  2. уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

  • дата;
  • пункт, где совершается процесс приемки дел;
  • данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
  • наличие претензий или их отсутствие;
  • фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
  • не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

Акт приема-передачи кадровых документов

  1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
  2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
  3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
    • номер подпункта;
    • наименования документов и дел;
    • периоды или годы ведения документов/дел;
    • количество документов;
    • общее количество страниц;
    • примечание.

Еще почитать:  Запись ребенка в детский сад в мфц

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2019 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

Передача дел при увольнении: инструкция для работодателя

Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт.

Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем).

Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.

Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место.

Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна.

Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании.

Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия.

Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд.

VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой).

При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней.

Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

  1. Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
  2. Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок.

    Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.

  3. Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации.

В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

Как передать дела при увольнении

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.

1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов».

Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы.

Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала.

Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.

26 Июн 2018      stopurist         189      

Источник: https://uristtop.ru/dekretnyj-otpusk/akt-peredachi-del-pri-uvolnenii-kadrovika-obrazets

Прием передача дел и кадровых документов по правилам

Акт передачи дел начальником отдела кадров

   Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Однако на практике приём – передача дел отдела кадров не всегда оформляется как надо, а иногда и не производится совсем, ведь нет чётких правил, регулирующих эту процедуру.

Определённый порядок всё же сложился, и он не противоречит законодательству, а значит, что вполне может применяться при смене кадрового работника.

Приём передача кадровой документации

Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.

А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.

Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:

  • создаётся комиссия по передаче дел;
  • проверяются кадровые документы;
  • составляется акт приёма-передачи.

А теперь всё по порядку и подробно.

Создаём комиссию

Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:

  • для чего нужна комиссия;
  • её состав;
  • задачи.

При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.

Начинаем проверку документов

В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:

  • полноту и состав кадровых дел;
  • порядок регистрации документов (журналы регистрации);
  • систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
  • программное обеспечение.

Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».

Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:

проверяем наличие документов

  • копий учредительных документов и Устава фирмы;
  • штатного расписания;
  • ПВТР и колдоговора;
  • графика отпусков;
  • ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
  • графиков сменности;
  • должностных инструкций;
  • трудовых договоров;
  • договоров о материальной ответственности;
  • приказов по основной деятельности;
  • приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
  • личных карточек;
  • личных дел;
  • трудовых книжек.

Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.

После проверки нужно все документы занести в акт.

Акт приёма передачи кадровой документации

Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика.
Оформляется документ так:

  • прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
  • вставляется гриф утверждения директора;
  • пишется – кто кому передаёт документы;
  • заполняется таблица;
  • проставляются визы всех членов комиссии.

Примерный акт передачи дел можете скачать тут.

В таблицу можно занести столбцы:

  • номер подпункта;
  • название документа (или дела);
  • количество листов;
  • период времени документов;
  • данные об отсутствии или повреждении документов или дел.

внимание!

Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.

Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.

Акт приёма передачи трудовых книжек

Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому

Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена. Как снять с себя ответственность за чужие ошибки? Действовать нужно так:

  • точно так же приказом создать комиссию по приёму дел;
  • проверить наличие документов;
  • составить вышеприведённые акты.

Только в этом случае передавать документы будет не уволившийся кадровик, а другой член комиссии, например, бухгалтер.

внимание!

Важно:после подписания актов обязательно нужно издать приказ, что вы несёте ответственность с момента принятия дел.

В таком случае, если вдруг нагрянет ГИТ с проверкой, от ответственности вы освобождаетесь. Но порядок в делах всё же нужно будет навести.

Заключение

Описанная выше процедура может применяться и в том случае, когда увольняется не единственный кадровик фирмы, а один из работников отдела кадров. Тогда учитывать нужно не все документы ОК, а только те, которые передаются. Например, если увольняется табельщик, проверить нужно только табеля учёта времени – их заполнение и соответствие законам.

Источник: https://pravo-v-dele.ru/dokumenty/peredacha-kadrovyx-dokumentov.html

Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Акт передачи дел начальником отдела кадров

> Трудовое право > Увольнение > Документы > Правила оформления акта приема-передачи дел, кадровых документов, трудовых книжек при увольнении кадровика

Деятельность специалиста отдела кадров основана на ведении и заполнении различной документации трудоустроенных на предприятии сотрудников.

В случае увольнения кадровика бумаги, которыми он занимался, передаются другим специалистам.

В такой ситуации важно уделить особое внимание документальному оформлению данного процесса.

Должны соблюдаться правила, установленные на законодательном уровне.

Четкой технологии плана передачи дел при расторжении трудового соглашения с работником отдела кадров нет, потому как в нормативной документации информация такого характера отсутствует.

Несмотря на это, мероприятие принято проводить в несколько этапов. Каждый из них заключается в выполнении определенного действия:

  1. Создание специальной комиссии.
  2. Проверка наличия и грамотности заполнения кадровой документации, подлежащей к передаче.
  3. Оформление соответствующих актов приема-передачи.

Примерный состав комиссии может выглядеть таким образом:

  • руководитель компании или его заместитель;
  • главбух или бухгалтер, занимающийся начислением заработной платы;
  • инженер по охране труда;
  • юрист и т.д.

Проверка документации представляет собой изучение имеющихся бумаг, выявление проблем в их заполнении и т.п.

Другими словами, членами специально созданной комиссии делается общая оценка состояния кадровой документации, ее систем и технологий.

Важно учесть — в ходе проверке специалисты изучают не только бумаги, но и программное обеспечение, которое было задействовано для их создания.

В идеале на каждом производстве должен присутствовать специальный документ, в котором указан порядок ведения кадрового делопроизводства.

По итогам проверки составляется перечень имеющихся бумаг. В нем также отражается информация о необходимости внесения в них исправлений и разработке новых экземпляров.

Нужен ли передаточный документ?

Документация указанного типа не относится к категории обязательных бумаг. Следует учесть, что кадровик может отказаться от заполнения документа после расторжения трудового соглашения или в свое нерабочее время.

Именно поэтому позаботиться об оформлении акта важно заблаговременно.

Унифицированного бланка для составления документа не предусмотрено — он может оформляться в свободном виде, достаточно соблюдать стандартные правила ведения документооборота на предприятии.

В акте приема-передачи отображаются сведения о передающихся документах. В частности, нужно выделить такие данные:

  • наименование бумаг и дел;
  • период действия;
  • точное количество;
  • замечания, касающиеся темы заполнения и оформления бумаг.

Кроме этого в акт вносится информация о недостатках, выявленных в ходе проверки документации членами комиссии.

Акт приема-передачи можно оформить заранее. К примеру, если работник, который будет замещать увольняющегося кадровика, еще не найден.

Заполненную прежним специалистом отдела кадров бумагу в таком случае необходимо передать главбуху, руководителю или другому уполномоченному лицу.

После того, как найдется кандидат на освободившуюся должность, он примет все документы, согласно имеющемуся акту, и только затем приступит к дальнейшему выполнения своих должностных полномочий.

С особым вниманием нужно подойти к оформлению акта передачи трудовых книжек.

Помимо стандартных сведений, в бланк вносятся следующие данные о трудовой книжке:

  • инициалы и должность ее владельца;
  • номер и серия вкладыша;
  • общее количество передаваемых трудовых книжек (в том числе невостребованные и те, которые принадлежат уволенным работникам).

Необходимость такого характера связана с тем, что хранением, ведением и учетом трудовых книжек должен заниматься специалист, уполномоченный на осуществление таких действий специальным распоряжением, изданным руководителем предприятия.

Данное правило регламентируется 45 пунктом Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Из всего вышеуказанного можно сделать вывод, что при передаче трудовых книжек составлять соответствующий акт нужно в обязательном порядке.

Таким образом новый кадровик сможет обезопасить себя от ответственности за ошибки, допущенные при ведении документации ранее.

Оформление для передачи трудовых книжек

Для составления документа лучше всего использовать лист формата А4 или фирменный бланк компании. Допускается печатное и письменное заполнение.

Обязательно должно соблюдаться одно правило — наличие в акте личных подписей членов комиссии и других лиц, участвовавших в процессе приема-передачи трудовых книг.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

При желании на акте ставится печать организации. С 2016 года это требование стало считаться необязательным.

В первой части акта указываются следующие сведения:

  • наименование компании и бумаги;
  • город регистрации фирмы;
  • дата оформления акта;
  • должность и инициалы главного руководителя предприятия;
  • инициалы и персональные данные специалистов — увольняющегося и нового кадровика.

Во вкладыш вносится информация о трудовых книжках — данные об их владельцах, серии, номера документов, примечания. Все это оформляется в табличном виде.

В конце указывается общее число трудовых. Во второй части таблицы указываются данные о чистых вкладышах и книгах, имеющихся в организации. Ставятся подписи всех лиц, ответственных за процесс приема-передачи.

Пример

Порядок приема-передачи дел в кадровой службе, подробно рассмотрен в данном видео:

Выводы

Акт приема-передачи — это документ, который должен оформляться при увольнении кадровика.

В бумаге следует указывать информацию о передаваемых делах и документах, а также лицах, несущих ответственность за данную процедуру.

Оформляется акт в свободной форме. В качестве основы лучше всего использовать фирменный бланк — на нем уже указаны сведения о компании.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/uvolnenie/dok/akt-peredachi-del-pri-uvolni-kadrovika.html

Право юриста
Добавить комментарий