План работы архивариуса на год образец

Организация работы ведомственного архива

План работы архивариуса на год образец

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов, регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся.

Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников.

Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании положения об архиве организации. Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями.

Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы для учета документов в архиве организации нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

  • Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
  • Документы по личному составу.
  • Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
  • Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, составляется акт приема-передачи дел. Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам.

Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает – прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы.

Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие – подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график приема дел в архив предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней.

В особой форме под названием книга выдачи дел из хранилища, ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться карта-заместитель.

Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами.

Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

  • Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
  • Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
  • Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/organizaciya-raboty-vedomstvennogo-arxiva.html

План работы архивариуса

План работы архивариуса на год образец

Необходимость в том, чтобы был нанят архивариус, возникает не только и не столько из-за нормативных актов, предписывающих, например, компаниям отчитываться по личным делам сотрудников или сдавать часть из документов в архив.

В практике любой организации с развитым и масштабным документооборотом работа архивариуса позволяет существенно упростить делопроизводство и анализ бизнес-процессов.

• иметь возможность быстро составлять подборки документов на основании самых разных критериев (от пакета, принадлежащего какому-либо отделу, до посвящённых сотруднику или проекту);

Чем с большим объёмом документов приходится работать сотрудникам компании, чем дольше не проводилась их систематизация, тем актуальней для организации работа архивариуса.

Как правило, большинство заказчиков с трудом могут сформулировать задачу, которую архивариус должен решить: наиболее распространённая формулировка: «необходимо, чтобы документы компании были в порядке».

Удобство и упрощение пользования документами, сокращение места под их хранение (достаточно сказать, что после систематизации документов, которую проводит архивариус, в среднем не более 40% их используется в текущей работе) — далеко не всё.

Архивист (он же Архивариус)

Присоединяйся, и будь в курсе всего!» data-orientation=»horizontal» data-following-enable=»false» data-sn-ids=».tw..gp.» data-selection-enable=»false» data-follow-title=»Присоединяйся к нам в Соц. сетях!» data-exclude-show-more=»true» data-share-style=»1″ data-counter-background-alpha=»1.0″ data-top-button=»false» class=»upto-buttons» >

Архивист работает с так называемыми исполненными документами.

Кто такой архивариус?

Архивариус, занимающийся предоставлением архивных услуг, не может ограничиться пониманием архивных наук. Для успешной работы архивариусу необходимо владеть практическими навыками менеджера, такими как: осуществление коммуникаций, принятие управленческих решений, управление организационными изменениями, разработка бизнес-процессов и планирование уничтожения документов

Существует несколько объективных причин, не позволяющих профессиональному архивариусу без наличия управленческих навыков успешно осуществлять свою деятельность по работе с документами компаний в качестве внешнего консультанта.

Одна из главных причин, обуславливающих данный факт, заключается в риске, которые берут на себя консалтинговая фирма и компания-заказчик, а также в проблемах, возникающих в процессе их сотрудничества.

Организация деятельности архива предприятия

Понятие и внутренняя структура электронного архива, основные этапы подготовки его организации, требования. Проблемы обеспечения сохранности и безопасности документов. Проблемы выбора технической реализации электронного архива на примере системы ЭТЛАС.

История создания, структура и направления деятельности ГКУСО «ГАНТСДСО». Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале.

Организация работы ведомственного архива

Это примерное пошаговое руководство как восстановить или организовать работу архива организации с нуля. если работа не проводилась надлежащим образом или совсем не велась. Итак, инструкция составлена просто и доступно – что же нужно делать, если вам поручили ведение ведомственного архива, а вы даже не знаете с чего начать.

Рекомендуем прочесть:  По окончании отпуска

Без нормативно-методических документов в области архивного дела вам не обойтись.

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д. чтобы ничего не забыть?

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени.

Годовой план работы архива – документ, в котором содержится план работы архива предприятия, график приема документов, согласованный со всеми структурными подразделениями предприятия.

Следует иметь в виду, что при расчете норм времени на выполнение архивных работ руководители архива могут руководствоваться специализированными Межотраслевыми укрупненными нормативами времени относительно работы в области документации.

По итогам работы архивов необходимо составить отчет о выполнении ранее составленного годового плана работы архива.

План работы ОДО Архивариус на 2015-2019 уч

Источник: http://jursait.ru/plan-raboty-arhivariusa-70702/

План работы архива на год

План работы архивариуса на год образец

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Месяц

Дополнительные виды работ

Январь

  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год

Февраль

Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях  для технических архивов

Март

Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование

Апрель

Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))

Май

Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях

Июнь

  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2015/plan_arhiva/

Право юриста
Добавить комментарий